Hải quan Việt Nam khép kín quy trình quản lý hàng hóa thương mại điện tử

Quy trình quản lý hàng thương mại điện tử được Hải quan Việt Nam tổ chức thành 7 bước liên tục. Ảnh có sự hỗ trợ của AI.

Dữ liệu đi trước, hàng hóa theo sau

Tại APEC Customs Business Dialogue 2026 ở Đại Liên (Trung Quốc), ông Vương Tuấn Nam, Phó Trưởng ban Ban Giám sát quản lý về hải quan, đại diện Hải quan Việt Nam giới thiệu quy trình xử lý hàng hóa thương mại điện tử theo 7 bước.

Nếu nhìn từ hành trình của một đơn hàng, quy trình bắt đầu ngay khi người mua hoàn tất giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử và chỉ kết thúc khi hàng được giao tới người tiêu dùng.

Điểm đặc biệt của quy trình không nằm ở việc chia hoạt động thành 7 bước, mà ở cách dữ liệu được nối liên tục giữa các bước. Thông tin được hình thành từ giao dịch, phân phối cho các chủ thể tham gia chuỗi, truyền trước cho cơ quan Hải quan, tiếp tục cập nhật khi hàng được vận chuyển và được đối chiếu khi hàng qua biên giới.

Khi người mua tại Việt Nam lựa chọn sản phẩm trên nền tảng thương mại điện tử, hoàn tất đơn hàng và thanh toán, một dòng dữ liệu về giao dịch được hình thành. Từ đó, nền tảng thương mại điện tử phân phối thông tin tới người bán ở nước ngoài, doanh nghiệp vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp vận chuyển trong nước và kho ngoại quan nếu hàng đã được lưu giữ tại Việt Nam.

Quan trọng hơn, dữ liệu đơn hàng và lô hàng được truyền trước cho hệ thống Hải quan, trên cơ sở đó người khai hải quan thực hiện khai báo điện tử. Như vậy, thông tin về hàng hóa đã được đưa vào chuỗi quản lý trước khi hàng thực tế đến cửa khẩu.

Đây là điểm tạo nên khác biệt về phương thức quản lý. Thay vì bắt đầu thu thập thông tin khi hàng đến biên giới, cơ quan Hải quan có thể tiếp cận dữ liệu từ trước, có thời gian phân tích và chuẩn bị phương án kiểm soát phù hợp.

Sau khi đơn hàng được xác lập, hàng hóa được hoàn tất tại nơi lưu giữ. Với hàng từ kho ở nước ngoài, người bán phối hợp với kho lấy hàng, đóng gói theo từng đơn và bàn giao cho doanh nghiệp vận chuyển quốc tế. Với hàng đã được lưu tại kho ngoại quan ở Việt Nam, kho lấy hàng theo yêu cầu, đồng thời truyền dữ liệu xuất kho và thông tin thông quan cho hệ thống Hải quan.

Hàng sau đó được bàn giao cho doanh nghiệp vận chuyển. Hàng từ nước ngoài đi qua doanh nghiệp vận chuyển quốc tế; hàng từ kho ngoại quan Việt Nam được bàn giao cho doanh nghiệp vận chuyển trong nước. Thông tin vận chuyển tiếp tục được cập nhật trên hệ thống.

Như vậy, cùng với quá trình hàng hóa rời khỏi kho và bắt đầu hành trình, cơ quan Hải quan tiếp tục có thêm dữ liệu về trạng thái của lô hàng. Dòng dữ liệu được duy trì song song với dòng hàng hóa.

Khép kín chuỗi giao dịch, kiểm soát theo rủi ro

Khi hàng được doanh nghiệp vận chuyển quốc tế đưa qua biên giới vào Việt Nam, dữ liệu đã được truyền trước trở thành cơ sở để cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hàng hóa thực tế. Đây là bước chuyển từ dữ liệu điện tử sang kiểm soát thực tế tại cửa khẩu.

Hải quan Việt Nam đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại biên giới. Ảnh minh họa có sự hỗ trợ của AI.

Thay vì chỉ dựa vào thông tin được khai tại thời điểm hàng đến, công chức Hải quan có thể đối chiếu với dữ liệu đã hình thành từ giao dịch và quá trình vận chuyển. Những trường hợp có dấu hiệu rủi ro có thể được lựa chọn để kiểm soát ở mức độ phù hợp.

Sau khi hoàn tất khâu kiểm soát tại biên giới, hàng được bàn giao cho doanh nghiệp vận chuyển trong nước và tiếp tục đi vào mạng lưới giao hàng. Thủ tục nhập khẩu được hoàn tất trước khi hàng được đưa đến người mua.

Trong thời gian hàng hóa nằm tại kho, địa điểm thuộc khu vực giám sát, dữ liệu tiếp tục đóng vai trò quan trọng. Đơn vị quản lý kho phải cập nhật thông tin hàng hóa xuất, nhập trên hệ thống; chỉ đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát khi đáp ứng điều kiện và tách riêng hàng đang chờ xử lý với hàng đã hoàn thành thủ tục. Cơ quan Hải quan cập nhật trạng thái tờ khai và xác định hàng hóa cần kiểm tra.

Máy soi và các phương tiện kỹ thuật được sử dụng để hỗ trợ kiểm tra; trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm có thể kiểm tra thủ công. Cách tổ chức này giúp công tác giám sát gắn với thông tin và kết quả phân tích rủi ro, thay vì kiểm tra theo một phương thức giống nhau đối với mọi lô hàng.

Đến chặng cuối, doanh nghiệp vận chuyển trong nước giao hàng tới người mua tại Việt Nam. Một đơn hàng hoàn tất, nhưng chuỗi dữ liệu mà nó tạo ra vẫn còn giá trị đối với quản lý Hải quan. Những thông tin được hình thành trong quá trình giao dịch, vận chuyển và thông quan có thể tiếp tục được khai thác cho thống kê, phân tích rủi ro và kiểm tra sau thông quan.

Theo ông Vương Tuấn Nam, chính việc kết nối dữ liệu xuyên suốt tạo cơ sở để chuyển từ quản lý từng khâu sang quản lý theo toàn bộ chuỗi giao dịch. Các nguồn thông tin về đơn hàng, vận chuyển, doanh nghiệp, thuế, lịch sử tuân thủ, tần suất giao dịch, cảnh báo của các bộ, ngành, Cơ chế một cửa quốc gia và dữ liệu ASEAN được tổng hợp phục vụ phân tích rủi ro.

Trên nền dữ liệu đó, AI và các thuật toán được định hướng hỗ trợ phân loại tự động, phát hiện gian lận và xử lý nhanh đối với doanh nghiệp tuân thủ. Việc thu thập, phân tích thông tin trước khi phương tiện đến cũng giúp nhận diện rủi ro sớm hơn; AI được định hướng ứng dụng tại các cơ quan Hải quan khu vực nhằm giảm thời gian xử lý.

Với thương mại điện tử, đây là yếu tố có ý nghĩa đặc biệt khi số lượng đơn hàng rất lớn nhưng giá trị từng đơn hàng thấp. Quản lý dựa trên rủi ro cho phép nguồn lực được tập trung vào những giao dịch, hàng hóa và chủ thể cần kiểm soát, thay vì dàn trải trên toàn bộ dòng hàng.

Nhìn từ 7 bước, có thể thấy mô hình được thiết kế theo một logic thống nhất: giao dịch tạo dữ liệu, dữ liệu đi trước hàng hóa, hàng hóa được đối chiếu với dữ liệu tại biên giới, trạng thái tiếp tục được cập nhật sau thông quan và toàn bộ dữ liệu quay trở lại phục vụ quản lý.

Đó cũng là cơ sở để phương thức quản lý chuyển từ kiểm tra dàn trải sang quản lý theo rủi ro, từ xử lý thông tin tại cửa khẩu sang khai thác dữ liệu từ trước khi hàng đến. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng Hải quan số, Hải quan thông minh, đồng thời chuyển từ “kiểm soát hành chính” sang “phục vụ và tạo thuận lợi”.